煩雑なアカウント発行・削除の工数を削減するシステム連携の方法とは

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増える業務システム

社内のシステム化やDX化に伴って、社内で利用するシステムが増え続けており、特に入退社に伴うアカウント発行や削除は社内で導入されているシステムの数だけ発行する必要があります。また、新入社員の入社が多い3月に集中しやすく業務負荷が集中しやすい業務です。

システム連携で実現するアカウント管理

勤怠管理システム、労務管理システム、人事管理システム、人事評価システム、LMSシステム、給与明細とバックオフィスだけでも様々なシステムがあり、更に業種・業態によってバックオフィス以外でも様々なシステムが利用されています。アカウントを発行するだけでも大変な業務になりますが、これらは各システムを連携することによって自動化することが可能です。

アカウント発行・削除を自動化する3つの方法

業務システムを連携する代表的な方法は以下の3つがあります。

API連携

APIは「Application Programming Interface」の略で、大まかな説明としてはアプリケーションやソフトウェア同士でやり取りする情報の取り決めや窓口という意味です。

特に近年のSaaSを中心とする業務システムはWeb APIと呼ぶ、インターネット経由で情報のやり取りができるAPIを公開しているシステムが多数あります。

WebAPIを公開しているシステムとして代表的なシステムは以下があります。

  • SmartHR
  • カオナビ
  • King of Times
  • ジョブカン勤怠
  • 奉行クラウド
  • kintone

APIの連携にはプログラムミングのスキルが必要になるものの、APIを公開している多くのシステムで業務のワークフローを自動化することが可能です。

システム連携ツール

また、ノンプログラミングでAPIなどを利用してシステム連携を自動化する為のシステムも登場しており、以下代表的なシステム連携ツールを紹介します。

  • Zapier
    • 5,000以上のサービス・システムを連携できる自動化アプリケーションです。
    対応しているサービスは多い反面、海外のサービスなので国内のシステムへの対応は 未対応な場合が多いです。
  • Yoom
    • 主要なクラウドサービスを連携でき業務自動化が可能なアプリケーションです。
    また連携だけではなく自社独自のDB(データベース)の作成もできます。
  • AsteriaWarp
    • 国内シェアNo.1のデータ連携サービスで、ERP(基幹システム)や主要なクラウドにも対応しており、ノーコードで業務の自動化が可能です。
  • ジョーシス
    • 情報システム部門の包括的な業務を支援するサービスで、SaaS毎に行っていたアカウント発行・削除を自動化できる。

RPA

RPAはロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略で、人がパソコンで日常的に行っている作業をシステム的に代替することを目的にしたものです。

あくまでパソコン上の画面で行っている作業を代替するので、APIが存在しないシステムやオンプレミスのシステムにも対応可能ですが、システムの小さなUI変更で動作しなくなったり、APIよるシステム連携と比べると処理速度が遅いという欠点があります。

システム連携事例

入退社時のアカウント発行・削除をAPI連携で自動で行った事例

下記の事例では、各システムのユーザー情報のAPI連携をすることで、アカウント発行・削除を自動化した例になります。

担当者は人事システムのアカウント発行・削除を入力するだけで、自動で人材管理システムと勤怠管理システムのアカウントも発行・削除することができます。

また、勤怠管理システムの情報を人事システムと連携することで、人事評価や申請手続の業務を効率化できます。

システム連携図

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