データ保管だけじゃないオンラインストレージとは?解説から導入事例まで

目次

オンラインストレージとは

オンラインストレージはクラウドストレージとも呼ばれ、インターネット上にあるデータストレージにデータを保存することです。
オンラインストレージを利用することで、インターネット経由でサーバーにアップロードしデータ、ファイル及びドキュメントを保存することが出来ます。
オンラインストレージに保存されたファイルはインターネット環境があればどこからでもアクセスできるようにすることが出来ます。
またオンラインストレージに保存したファイルは他のユーザーに共有することが出来ます。

オンラインストレージの主な機能

オンラインストレージは各社様々なサービスが展開されており、ファイルのアップロードやダウンロードに留まらないサービスを提供している企業も多く存在します。
ここではオンラインストレージの代表的な機能について解説していきます。

データの保存

ファイルやドキュメントなどのデータをクラウド上に保存することができます。

ファイルの共有

部署・部門ごとや顧客とのファイル共有など権限設定を利用することで、様々なユーザーとファイルを共有することが可能です。
社内のファイルを一元管理するで、必要なファイルを共有してもらう手間や探す手間を省略することが可能です。
またメール添付が難しい大容量のファイルもURLを貼るだけで共有可能になります。

バックアップ

ローカルのPCやサーバーに保管されているデータをオンラインストレージへ同期する機能を搭載したサービスもあります。
利用することでデータの紛失のリスクを低減し災害などトラブル時のリスクヘッジが可能になります。

システム連携

オンラインストレージのサービスでは、APIを公開し他システムと連携を実現しているサービスも存在します。
例えば作成した成果物をそのままツール上からワンクリックで保存したり、顧客管理システムと紐づけて顧客に紐づくフォルダを管理・運用したり様々な連携を実現できます。

オンラインストレージを導入するメリット

オンラインストレージは様々な機能を搭載していますが、オンラインストレージを導入企業はどのようなメリットがあるでしょうか?
オンラインストレージを導入するメリットについて詳しく見ていきましょう。

データの一元管理

社内に存在する様々なファイルをオンラインストレージ上で一元管理することで、ドキュメントの共同編集やファイルの共有、検索など様々な業務の効率化に寄与します。
また働いている場所に関わらず、スマホやPCなどの複数のデバイスからファイルにアクセスすることが可能になり、リモートワークへの対応や営業との出先でのファイルの共有などにも対応可能です。
企業の機密情報や個人情報が含まれるファイルには、権限設定をかけることでアクセスコントロールも出来るのでセキュリティに考慮しつつ、データの管理・共有も可能です。

管理・保守が不要

データサーバーを社内に用意する場合、サーバーの管理と運用が必要になりますし、保守管理も自社で行わなければならないです。
オンラインストレージを利用することで、管理と運用の工数とコストを削減できるだけでなく利用状況に応じて柔軟の容量の拡張も可能です。

利用状況に合わせた拡張

オンラインストレージを利用する場合、例え容量が不足したとしても、契約しているプランを変更するだけで対応が出来ます。
社内の利用状況に合わせて柔軟な対応をすることが可能です。

オンラインストレージの導入のポイント

オンラインストレージを導入することで、ユーザーの利便性を向上を期待できますがそれぞれオンラインストレージのサービスの機能やプランに違いがあるので、導入にあたっては最適なサービスを選択する必要があります。

システムの対応有無

ファイル共有の対象やファイルの取り扱い、利用しているシステムとの連携などオンラインストレージによって実現したい機能を明確化する必要があります。
例えば社内で頻繁にファイルを参照する可能性があるなら、ファイルへのタグ付け機能があれば便利ですし、スマートフォンからアクセスが多いのであれば専用のアプリがあればより便利に利用することができます。

コスト

利用容量や人数など各サービスによって課金形態は違います。
提供される総容量でプランが設定されるものや、利用容量やユーザー数でプランが変わるものなどサービスによって異なります。
システムの対応有無と合わせて、最適なサービスを選ぶことによって費用を抑えることが可能です。

データの管理方法

オンラインストレージを導入するにあたって、社内のデータの扱いを大きく変わります。
フォルダやファイルの管理方法やデータへのアクセス権限など事前に決めておかないと情報漏洩や共通のデータ管理の決まりが無いことで、かえって生産性を下げる結果にも繋がりかねません。

オンラインストレージの代表的なサービス

BOX

Boxはビジネス向けのオンラインストレージサービスです。
ファイルの保存や共有、コンテンツ管理、コラボレーション、電子サイン、コンテンツの公開、ワークフローを機能を搭載しており、様々なサービスと連携することでストレージサービスに留まらないサービスを提供しています。
https://www.box.com/ja-jp/home

GoogleDrive

Google ドライブとは、Googleが提供するグループウェアであるGoogle Workspaceの機能の一つの、オンラインストレージサービスです。
Google ドライブを始めGoogle Workspaceを活用することで社内のコラボレーション加速させる機能を多数搭載しています。
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

Dropbox

Dropbox は、使いやすさ、信頼性、プライバシー、セキュリティを備えたサービスです。
オンラインストレージだけでなく電子契約やパスワード管理、ファイル転送など様々なサービスを展開しており合わせて利用することですべて の情報を1 か所にまとめ、仕事を完結できます。
https://www.dropbox.com/

OneDrive

OneDrive とは、Microsoft 365 向けのオンラインストレージ サービスです。
Microsoft 365のサービスであるExcelやWord、PowerPoint、Teamsなどと簡単に連携することが出来ます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business?src=imitsu

オンラインストレージの導入事例

下記の事例は電子契約システムとオンラインストレージを連携させた事例になります。
GoogleDrive上にあるファイルはワンクリックでDocuSign上に反映され、そのまま契約書の送付が可能です。
また締結済みの契約書は自動でGoogleDriveに保存され、締結済みの顧客情報は自動でGoogle Spreadsheet上に転記されます。

オンラインストレージの導入事例

オンラインストレージを導入することで、社内のファイル共有やデータの一元管理を実現できます。
しかしオンラインストレージを導入効果を最大限発揮する為には、要件定義から適切な製品の選定・運用までを円滑に行う必要があり、選定だけでも多くの時間が掛かってしまう場合も少なくありません。
また導入にあたってはデータ整理や運営整備しなければ、データが煩雑に保管されることによって生産性が悪化したり、情報の漏洩などのセキュリティリスクが発生する可能性があります。
SaaSisではオンラインストレージの導入をはじめ、様々な業界でのシステム開発やシステム連携の実績がございます。
SaaSisでは特定の製品に捉われない全体最適化の視点で、オンラインストレージのご提案が可能です。
御社のシステムにもオンラインストレージを導入してみませんか?
オンラインストレージの事なら是非一度お気軽にお問い合わせください。




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