タスク管理とは?用語解説から導入メリット、導入事例まで

目次

タスク管理とは

タスク管理とは、業務やプロジェクトなどで行うべき作業や課題を管理することです。
タスク管理はタスク、タスクのメンバー割当、優先順位、期限、進捗状況、情報のk共有などが含まれます。
タスク管理を行うことで、対応漏れの防止や個人の業務超過を防ぎ生鮮性向上やスケジュールを明確化することができるようになります。

タスク管理手法

タスク管理には様々な手法があります、ここではいくつか代表的な手法を紹介します。

Todoリスト

今後やるべきタスクをリスト化したものに優先順位を設定しタスクを処理する方法です。
やるべきタスクを書き並べることで、やるべき作業が可視化され、作業の抜け漏れの防止に繋がります。
また優先順位を設定することで、余裕をもった作業をすることが可能になります。

カンバン方式

タスクを優先順位、進行状況、完了などの細分化しエリアを設定し、そこにタスク毎のカードを設定して進捗状況を管理する手法になります。
カンバン方式では一目で進捗状況の共有が可能になります。

GTD(Getting Things Done)

アメリカの経営コンサルタントであるDavid Allenによって提唱されたタスク管理法です。
特に複数タスクを並行して管理しなけれなならない状況においてタスクを効率よく管理する仕組みになります。
以下の5つのステップを踏んでタスクを管理するのが特徴です。

1.capture
タスクや関連する情報を収集し全て書き出します。
2.clarify
タスクの優先度やアクションを明確化します。
3.organize
タスクを処理する手段の整理します。
4.review
保留タスク、進捗中のタスクのレビューを行い、情報を更新します。
5.engage
優先順位の高いタスクから順に進めます。

GTDでは、タスクを実行するために必要な情報を整理し、タスクを達成するための手順を明確にすることで、生産性を向上させることができます。

Pomodoro Technique

25分間の作業、5分間の休憩を繰り返し、タスクを進める方法です。
完了させたいタスクを決め、25分間の作業、5分間の休憩を繰り返し100分毎に長めの休憩をとる手法です。
習慣化することで集中力を高め、時間のリミットが設けることで生産性向上を期待することができます。

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールとは、タスク管理をシステム上で可能なサービスです。
ツールによって機能は違いますが主に以下のような機能を搭載しています。

・タスク作成・期日・進捗ステータス表示機能
・担当者設定機能
・各種タスク管理表示機能(ToDo、ガントチャート、カンバン)
・情報共有機能
・タスクに対するコメント機能
・通知機能

タスク管理ツールを導入するメリット

タスク管理ツールを導入することで以下のようなメリットを享受できます。

進捗状況の可視化

複数人の複数のプロジェクトでもタスク管理ツール上で、進捗状況を共有することができます。
タスク管理ツールを利用することで進捗状況を遅延しているタスクやトラブルが発生しているタスクを素早く把握することができます。

作業負荷の可視化

タスクへの担当者のアサイン情報元に、担当者の負荷状況を把握することができます。
タスク管理ツールによっては担当者毎の負荷を可視化する機能を搭載しています。

作業状況の共有・コミュニケーションの円滑化

タスク管理ツールでは、タスクへのコメント機能や情報共有機能を搭載しており、タスクの処理に必要な情報の共有や質問などをコメントすることが可能です。

工数管理

プロジェクトの予定工数と実績を比較することで、プロジェクトの工数を把握することが出来ます、発注データや経費データと合わせればプロジェクト毎の原価管理や予実管理を実現することが可能です。

タスク管理ツールの課題

便利なタスク管理ツールですが、タスク管理ツールを導入しても活用されなければ意味がありません。
ここではタスク管理ツールの導入に対する課題を詳しく見ていきましょう。

タスク管理ツールの導入目的の明確化

タスク管理ツールでは多くの機能を搭載していますが、タスク管理ツール毎に得意分野は異なります、個人のタスクを管理したいのかプロジェクトの工数管理をしたいのかなどの要件によって導入ツールを選定する必要があります。

担当者のツールへの導入理解とITリテラシーの把握

タスク管理ツールを導入しても、きちんとそこに情報が入力されなければ効果を発揮しません。
特にタスク管理を従来行っていなかった場合、作業者にとっては入力業務が増えたり、タスク管理をツールを導入することで煩わしさを感じるかも知れません。
導入にあっては事前に目的や操作を事前に周知し、マニュアルを整備したりタスク管理のを業務に組み込む必要があります。

入力データが活用されない

タスク管理ツールに残されたコメントやプロジェクトの進捗履歴などは現在の業務をより良くする為の大きなヒントになります。
タスク管理ツールにプロジェクト履歴や各種情報は定期的に精査し、業務の改善に反映することで、業務の効率化にも繋がります。

タスク管理ツールの代表的なサービス

Trello

Trelloは、チームでのプロジェクト管理を効率的に整理するプロジェクト管理ツールです。
簡単な操作で個人や法人、プロジェクト規模に関わらず利用可能です。
iOSとAndroidアプリもある為スマホやタブレットで利用可能です。
また機能に制限はあるものの期間は無期限の無料プランもあり手軽に試して見ることもでき
ます。
https://trello.com/ja

Backlog

Backlog はチームではたらくすべての人が簡単に使える、プロジェクト管理ツールです。
ドキュメントやチャット、レポート、ファイル共有などのコラボレーション機能が充実しており、チームでのプロジェクトを管理する際におすすめです。
https://backlog.com/ja/

Monday.com

monday.comは、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。
高いカスタマイズ性があり、あらゆる業種への対応が可能です。
また様々なツールとの連携や統合が可能です。
https://monday.com/lang/ja/

Clickup

ClickUpは、タスクの作成と割り当て、締め切りの設定、プロジェクトの進捗状況の確認が可能なプロジェクト管理ソフトウェアです。
多数の表示機能に対応している他、多数のサービスと連携可能です。
https://clickup.com/

Notion

タスク管理だけでなく、ノートやドキュメント管理、社内データベースなど様々な機能を保有しているサービスです。
タスク管理に特化したツールではないですが、ガントチャートやカンバン、カレンダーなどの表示にも対応しておりタスク管理ツールとしても利用可能です。
https://www.notion.so/ja-jp

タスク管理ツールの導入事例

下記事例はタスク管理ツールの導入と他システムを連携させた事例になります。
発注依頼をかけた部品はZohoCreatorに登録されて部品の納品の情報などは自動でMonday.comに登録されます。
またMonday.comに登録された実績情報とZohoCreaterに登録された購入部品の情報を合わせて予実情報として出力することも可能です。

タスク管理ツールの導入ならお任せ下さい

タスク管理ツールを導入することで、工数管理や進捗状況の可視化、業務改善を実現できます。
しかしタスク管理ツールを導入効果を最大限発揮する為には、要件定義から適切な製品の選定・運用までを円滑に行う必要があり、選定だけでも多くの時間が掛かってしまう場合も少なくありません。
また導入にあたっては運用整理やマニュアル整備を実施しなければ、ただ終了したタスクをチェックを入れるだけになる可能性があります。
SaaSisではタスク管理ツールの導入をはじめ、様々な業界でのシステム開発やシステム連携の実績がございます。
SaaSisでは特定の製品に捉われない全体最適化の視点で、タスク管理ツールのご提案が可能です。
御社のシステムにもタスク管理ツールを導入してみませんか?
タスク管理ツールの事なら是非一度お気軽にお問い合わせください。


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