電子契約とは?用語解説から導入メリット、導入事例まで

目次

電子契約とは

電子契約とは、契約内容を電子的に作成しインターネットなどの通信回線を通じて契約を内容を相手方に開示し、紙での契約書のやり取りを行う印鑑やサイン(署名)に相当する電子署名を付与することで契約の締結を行えるようにするものです。

電子契約の有効性に必要な要素

電子契約では電子データの取引になる為、電子署名が本人が行ったものでなおかつ改ざんされていないのことを証明可能な仕組みとして電子署名とタイムスタンプを電子ファイルに付与することで契約書上の効力を発揮できます。
電子署名は改ざん防止する為、RSA、DSA、ECDSAの3方式のいずれかの公開鍵暗号方式は採用しています。
合わせて改ざん対策を施した日時・日付・時刻などをタイムスタンプとして付与し合わせて、法的効力を持つ電子契約として認められるようになります。

電子契約システムとは

電子契約の一連の流れをシステム上で締結まで行えるようなものになります。
システムによっては、契約書の作成や送付機能、電子文書の管理機能や紙の契約書契約書の一元管理機能など、関連した機能を持っているものもあります。

電子契約を導入するメリット

紙の契約書を電子化することによって以下のようなメリットを享受できます。

印紙税や紙契約書の作成コストの削減

紙の契約書を作成する場合、契約書を作成して印刷し押印し、収入印紙を購入するなど様々な業務・費用が発生します。
電子化することで収入印紙代や人件費の削減が可能です。

稟議の効率化

契約書の申請・差し戻し・承認もシステム上で行えるので稟議の効率化を図ることが可能です。

契約の締結の効率化

紙の契約者では製本→捺印→郵送→返送の一連の流れが必要になり、不備があれば再度同じやり取りが発生する為、時間もコストも発生してしまいます。
電子契約システムを導入することで、システム上の操作だけで完結するのでコストや工数削減に繋がります。 

書類管理の簡便化

紙の契約書の場合は、締結した契約者はファイリングし適切に管理する必要がありますが、電子契約システムを利用した場合自動的に締結済みの契約書についてはシステム上に保管されます。
電子化することで適切な権限を持つユーザーならすぐに必要な契約書を見返すことも可能になり、また契約書の紛失リスクも軽減されます。

電子契約システムへの課題

便利な電子契約システムですが、電子契約システムを導入するにあたってはデメリットやクリアにしなければならない課題も存在します。
電子契約システムの導入に対する課題を詳しく見ていきましょう。

業務プロセスの可視化と見直し

新しくシステムを導入する際には、必然的に発生することですが、契約書を電子化するにあたって業務フローが変わる為事前にきちんと業務を洗い出しておく必要があります。
また導入時には、運用マニュアルをきちんと整備したうえで周知をし場合によっては専門の窓口を設けるなどの対策が講じる必要があります。

担当者及びシステム部門の導入理解

電子契約システムを導入した場合、電子データをやり取りする必要が発生する為、社内のITリテラシーや電子契約システムやその周辺システムをきちんと整備しておく必要があります。
特に電子契約の操作ミスや閲覧やワークフローの権限設定、電子契約の保存方法については重大なインシデントに繋がる危険もある為、社内の状況を鑑みながらシステムの導入を行う必要があります。

取引先の理解と協力

電子契約の導入にあたっては、取引先の協力も必要になります。
また場合によっては取引先が特定の電子契約サービスを指定または要望される場合もあります。
他にも会社の規定などで電子契約の導入が難しい企業なども存在します。
電子契約システムを導入する場合、取引先の状況も事前に考慮する必要がり
ます。

電子契約システムの代表的なサービス

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社が提供する国内シェアNo1の電子契約システムです。
契約締結から契約書管理まで一元管理可能な他、取引先もメールアドレスで認証しだけですぐに利用可能です。
また電子契約に関連する領域のソリューションや、Teamsやkintoneなど100以上のサービスと連携が可能です。
https://www.cloudsign.jp/

ContractCLM

ContractS CLMは、電子契約だけでなく契約ライフサイクル管理(Contract Lifecycle Management= CLM)を実現し、契約書作成・レビュー・承認・締結・更新・管理といった、契約にまつわる業務を集約し最適化可能なシステムになります。
https://www.contracts.co.jp/

DocuSign

ドキュサイン社が提供する世界シェアNo1の電子契約システムです。
DocuSignには180か国以上に100万人以上の企業の導入実績があり44言語に対応しています。
米国やEUなどの電子契約に必要な法律にも対応しており、グローバルに企業との取引がある場合には最適なサービスです。
https://dynamics.microsoft.com/ja-jp/

電子契約システムの導入事例

下記事例は顧客管理システムと電子契約システムを連携させた事例になります。
Salesforce上で作成した帳票をCLOUDSIGNで送信・締結行い、締結済みの帳票は自動的にBoxに保存されSalesforceの顧客情報と紐づけて管理可能です。

電子契約システムの導入ならお任せ下さい

電子契約システムを導入することで、業務効率化やペーパーレス化を実現でき大幅な工数やコストの削減が期待できます。
しかし電子契約システムを導入効果を最大限発揮する為には、要件定義から適切な製品の選定・運用までを円滑に行う必要があり選定だけでも多くの時間が掛かってしまう場合も少なくありません。
また導入にあたっては適切なシステム設定や運用周知を実施しなければセキュリティ上のインシデントが発生する場合もあります。
SaaSisでは電子契約システムの導入をはじめ、様々な業界でのシステム開発やシステム連携の実績がございます。
SaaSisでは特定の製品に捉われない全体最適化の視点で、電子契約システムのご提案が可能です。
御社のシステムにも電子契約システムを導入してみませんか?
電子契約システムの事なら是非一度お気軽にお問い合わせください。

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