改正された電子帳票保存方法とは?解説から対応したオススメシステムを紹介

目次

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは1998年に法律として施行された、各種税法(法人税や所得税)の書類や帳簿などの法的に保管が義務付けられている書類類を電磁的記録(電子データ)で保管する際の取り決めを決め保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法改正の履歴

1998年に施行された電子帳簿保存法ですが、当社は紙の保存とプラス電子データが原則で特に電子データの適用要件が厳しく、あまり電子データの保管は普及していませんでしたが令和3年度(1月1日施行)の法改正では社会のデジタル化を踏まえ、経理業務の電子化による生産性向上や記帳の正確性や水準の向上等を目的に、電子取引で行ったデータの保存を紙に出力して保管することが禁止され、データでの保存が義務付けられたことで全ての事業者は対応の必要がある法律に変わっています。
ただし猶予措置として令和4年1月1日から2年間の電子取引情報については従来通り紙に出力して保存しておくことが認められています。
ですが令和6年1月1日以降は電子データの保存が必須となりますので、準備を進める必要があります。

電子帳簿保存法の三つの区分

①電子帳簿保存
ERPや会計ソフトなどで電子的に作成したデータをそのまま保存することです。
具体的には電子データで作成した帳票や書類(決算関係や取引関係)を電子データのまま保存することです。

②スキャナ保存
相手先から紙で受領したまたは自社で作成した取引関係の書類をスキャニングして保存することです。

③電子取引
領収書や請求書などの相手先から受領または送付した取引情報を電子的に保存することです。

電子取引データの保存方法・要件

電子取引の保存要件として、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件をそれぞれ満たす必要あります。

①真実性の確保

・訂正・削除履歴の確保(帳簿)

概要
帳簿に関するデータを訂正又は削除を行った場合の履歴や内容が確認できること、または帳簿に関わる記録事項の入力をその業務の処理に関わる通業の期間経過した後に行った場合はその事実を確認できること。

・相互関連性の確保

概要
帳簿に係るデータと記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項と相互に関連性を確認できること。


②可視性の確保

・見読可能性確保

概要
パソコン等の電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びそれらの操作説明書を備え付けておく、または帳票を画面又は書面に速やかに出力できる状態にしておく

・検索性の確保

概要:下記の3つの検索要件に対応する必要があります。

1.取引先年月日、取引金額、取引先で検索できるようにしておくこと
2.日付又は金額の範囲指定で検索できること
3.複数の検索項目の組み合わせで検索できること

ただし税務職員による質問検査権に基づく電磁記録のダウンロード求めに応じることができるようにしてある場合は2及び3の要件は不要になります。

電子帳票保存法に対応したおすすめSaaS

バクラク電子帳簿保存

無料プランも用意されている電子帳簿保存システムで、タイムスタンプや検索要件、訂正履歴・削除不可要件の各要件を満たしており
インボイス制度や電子帳簿保存法にそれぞれ対応しています。
AI-OCR機能の搭載しており帳簿のPDFデータの自動取り込みにも対応しています。
またfreeeやMoney Forwardをはじめ、様々な会計ソフトと連携可能です。
https://bakuraku.jp/denshichobo

Bill one

名刺管理ソフトのSanSanが提供する請求管理ソフトで、PDFの請求書のアップロードの他に実際の紙の請求書を代理でスキャンするサービスも提供するなど、システムに留まらないサービスを提供しています。
SanSanにも実装されている高い精度のAI-OCR機能を搭載しており様々な形式の帳簿に対応可能です。
タイムスタンプや検索要件、変更履歴・対応履歴の保存に対応する他、ステータス管理やコメント機能、社内アナウンスなどの機能に対応しています。
また仕訳データ入力と連携も可能でfreee、Moneforwed、勘定奉行、弥生会計、PCAクラウド会計など様々なシステムとの連携も可能です。
https://bill-one.com/

MoneyforwardクラウドBOX

Moneyforwardの帳簿に特化したクラウドストレージで、完全無料で使えるのが特徴のサービスです。
タイムスタンプや検索要件などの各要件を満たしており、電子帳簿保存法にコストをかけずに対応できます。
また同社のマネーフォワードクラウド会計やクラウド請求書とサービス連携することで、経理業務を効率化することも可能です。
https://biz.moneyforward.com/box/

電子帳票保存法に対応したシステム導入ならお任せください

複数の要件への対応や運用の整備が必要な電子帳簿保存への対応ですが、対応したSaaSを上手く利用すれば電子帳簿保存への対応だけではなく経理業務の大幅な工数削減やペーパーレス化への対応も可能です。
その為に帳簿の電子保存だけでなく会計システムやワークフローシステムとの連携など全体最適化の視点でシステム選定やシステムの連携を行う必要があります。
SaaSisでは特定の製品に捕われない全体最適の視点で、電子帳簿保存への対応のご提案が可能です。
電子帳票保存法に対応したシステム導入の事ならぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

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